(Dispatching) Алгоритм общения диспетчера и брокера

 

Брокеры грузоперевозок обычно служат посредниками между компаниями, которые хотят отправить груз, и траковыми компаниями, которые предлагают услуги перевозки. Общение между диспетчером и брокером является важной частью этого процесса и включает в себя несколько ключевых этапов:

Запрос на предложение (RFP) или запрос на квоту (RFQ): Обычно брокеры публикуют доступные грузы на бирже грузоперевозок или напрямую связываются с траковыми компаниями. Диспетчеры на этом этапе изучают доступные грузы, оценивают, подходят ли они под их ресурсы и способности, и делают предложение или запрос на квоту.

Переговоры и подписание контракта: Если брокер выбирает траковую компанию - диспетчера, они вместе согласуют детали, включая стоимость, график и другие условия. После того, как все детали утверждены, обе стороны подписывают контракт.

Планирование и координация загрузки: Диспетчер и брокер совместно планируют детали загрузки, включая время и место загрузки, специальные требования к грузу и другие детали.

Подтверждение загрузки и начало перевозки: После того, как груз загружен, диспетчер подтверждает брокеру, что грузовик находится в пути, и передает все необходимые детали, включая ожидаемое время прибытия.

Мониторинг и обновление: В течение всей перевозки диспетчер отслеживает прогресс и связывается с брокером по мере необходимости для предоставления обновлений или решения любых проблем.

Подтверждение доставки: После доставки груза на место назначения диспетчер подтверждает брокеру, что груз был успешно доставлен, и предоставляет все необходимые доказательства доставки.

Завершение транзакции: После подтверждения доставки и удовлетворенности клиента, брокер выплачивает диспетчеру согласованную плату за перевозку, и транзакция считается завершенной (в обусловленный период времени).

Важно отметить, что общение между диспетчером и брокером должно быть прозрачным и своевременным на каждом этапе процесса. Обе стороны должны быть в курсе всех деталей перевозки, чтобы убедиться, что груз доставляется своевременно и в соответствии с требованиями клиента.

Диспетчеры используют множество программных решений для упрощения и автоматизации своих рабочих процессов. Эти инструменты помогают управлять работой, отслеживать поставки, общаться с водителями и клиентами, а также обрабатывать документацию. Вот некоторые из программ, которыми могут пользоваться диспетчеры:

Системы управления транспортной деятельностью (TMS): Это программные решения, которые помогают управлять и координировать все аспекты операций грузоперевозок. Примеры включают такие программы, как Freightview, AscendTMS и LoadPilot.

Системы отслеживания GPS: Эти системы позволяют диспетчерам отслеживать местоположение грузовиков в режиме реального времени. Примеры включают программы, такие как Samsara, Verizon Connect и Geotab.

Платформы электронного обмена данными (EDI): Это системы, которые автоматизируют обмен данными и документами между различными сторонами в цепи поставок. Примерами могут быть TrueCommerce, SPS Commerce или DiCentral.

Системы управления отношениями с клиентами (CRM): Эти программы помогают управлять отношениями с клиентами и отслеживать историю взаимоотношений. Примеры включают Salesforce, Zoho CRM и HubSpot.

Инструменты для ведения документации: Для ведения и управления документами, такими как грузовые накладные, могут использоваться программы, такие как Microsoft Office (Word, Excel), Google Docs или Adobe Acrobat.

Средства связи: Для общения с водителями и другими сторонами могут использоваться различные инструменты, такие как электронная почта, мессенджеры (WhatsApp, Viber, Telegram), VoIP-сервисы (Skype, Zoom), а также специализированные решения для транспортных компаний.

Биржи грузоперевозок: Это онлайн-платформы, которые связывают перевозчиков с грузоотправителями или брокерами. Примеры включают DAT Solutions, Truckstop.com и Freightos.

Системы планирования маршрутов: Эти системы помогают диспетчерам оптимизировать маршруты для доставки грузов. Примеры включают такие программы, какRoutific, Route4Me и MyRouteOnline.

Программы для управления расходами и бухгалтерией: Это могут быть такие программы, как QuickBooks, Xero или FreshBooks, которые помогают отслеживать расходы, выставлять счета и управлять финансами.

Системы управления складом (WMS): Хотя они чаще всего используются складскими работниками, некоторые диспетчеры могут использовать эти системы для отслеживания грузов на складе. Примеры включают системы, такие как Fishbowl, Oracle NetSuite WMS и SAP EWM.

Важно помнить, что конкретные программы, которыми пользуются диспетчеры, могут варьироваться в зависимости от размера и специфики компании, а также от предпочтений и требований самого диспетчера.